Onko sinulla joskus sellainen olo, että tekemistä on paljon, mutta et oikein tiedä, mistä aloittaa?
Työtehtäviä, kotitöitä, viestejä, puheluita, tapaamisia ja asioita, jotka pitäisi muistaa hoitaa. Ehkä kirjoitat pitkän tehtävälistan – ja huomaat sen jälkeen, että olo on entistä kuormittuneempi.
Kaikki asiat tuntuvat tärkeiltä. Kaikki pitäisi tehdä. Mielellään heti.
Mutta mistä pitäisi aloittaa?
Haaste ei välttämättä ole tekeminen. Haaste voi olla päättää, mikä tehdään ensin.
Suunnittelu ja priorisointi ovat osa toiminnanohjausta
Suunnittelu ja priorisointi ovat toiminnanohjauksen taitoja. Ne auttavat meitä hahmottamaan, mitä pitäisi tehdä, missä järjestyksessä ja milloin.
Jos nämä taidot ovat haastavia, tehtävien määrä voi tuntua helposti suuremmalta kuin se todellisuudessa on. Kun kaikki asiat pyörivät yhtä aikaa mielessä, voi olla vaikea erottaa, mikä on kiireellistä, mikä tärkeää ja mikä voisi odottaa.
Silloin voi käydä niin, että:
- tehtävästä toiseen siirtyminen vie paljon energiaa
- aloittaminen tuntuu vaikealta
- pieniä asioita tulee hoidettua ensin, koska ne ovat helpompia
- tärkeätkin tehtävät jäävät odottamaan
- tehtävälista kasvaa ja kuormitus lisääntyy.
Tämä ei tarkoita sitä, ettei haluaisi saada asioita tehtyä tai ettei osaisi tehdä niitä. Kyse voi olla siitä, että mielessä olevan kokonaisuuden jäsentäminen ja asioiden järjestäminen tärkeysjärjestykseen vie paljon energiaa.
Kun kaikki on vain mielessä, kaikki voi tuntua yhtä tärkeältä
Jos tehtävät ja muistettavat asiat pyörivät vain päässä, niiden kokonaisuutta voi olla vaikea hahmottaa.
Kun asiat saa näkyville, päänsisäinen pyörremyrsky voi alkaa rauhoittua.
Tehtävien kirjoittaminen paperille, kalenteriin tai muuhun itselle sopivaan paikkaan voi auttaa näkemään kokonaisuuden konkreettisemmin. Samalla on helpompi arvioida, mitä kaikkea on oikeasti tehtävänä.
Visuaalinen suunnitelma ei ratkaise kaikkea, mutta se voi vähentää muistamisen kuormitusta. Kaikkea ei tarvitse pitää mielessä samaan aikaan.
Mistä kannattaa aloittaa?
Priorisointi voi tuntua vaikealta erityisesti silloin, kun kaikki tehtävät vaikuttavat tärkeiltä. Yksi tapa helpottaa päätöksentekoa on kysyä itseltään:
Mikä näistä asioista pitää tehdä tänään?
Tämän jälkeen voi miettiä:
Mikä olisi hyvä tehdä pian?
Ja lopuksi:
Mikä voi odottaa?
Kaikkea ei tarvitse ratkaista yhdellä kertaa. Usein riittää, että löytää seuraavan askeleen.
Kokeile kolmea tärkeintä asiaa
Pitkä tehtävälista voi auttaa muistamaan asioita, mutta se ei aina auta päättämään, mitä pitäisi tehdä ensin.
Voisit kokeilla, että valitset jokaiselle päivälle kolme tärkeintä asiaa. Ne voivat olla pieniä tai suuria – tärkeintä on, että ne ovat juuri sen päivän kannalta olennaisia.
Kolme tärkeintä asiaa ei tarkoita, ettet voisi tehdä mitään muuta. Se antaa kuitenkin päivälle suunnan ja auttaa palaamaan olennaiseen, jos huomaat harhautuvasi tehtävästä toiseen.
Jos kolme tuntuu liian paljolta, valitse yksi.
Yksi tehty asia on enemmän kuin kymmenen mielessä pyörivää asiaa.
Keskity yhteen tehtävään kerrallaan
Kun tehtäviä on paljon, voi tuntua tehokkaalta tehdä vähän kaikkea yhtäaikaa . Todellisuudessa jatkuva tehtävästä toiseen siirtyminen voi kuormittaa ja tehdä kokonaisuudesta entistä sekavamman.
Kokeile sen sijaan miettiä:
Mikä on se yksi asia, johon keskityn juuri nyt?
Se ei tarkoita, etteikö muita asioita olisi olemassa. Niiden vuoro tulee myöhemmin.
Voit esimerkiksi kirjoittaa seuraavan tehtävän valmiiksi näkyville. Näin sinun ei tarvitse jokaisen tehtävän jälkeen käyttää energiaa siihen, että päätät uudelleen, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä.
Rajaa päivän tavoitteet realistisiksi
Yksi suunnittelun vaikeuksista on arvioida, kuinka paljon päivään todella mahtuu.
Saatamme tehdä pitkän listan asioista, jotka olisi hyvä saada tehtyä – mutta unohtaa ottaa huomioon ajan, siirtymiset, tauot ja sen, että myös tavallinen elämä tapahtuu tehtävien välissä.
Siksi voi olla hyödyllistä jättää kalenteriin myös tyhjää tilaa.
Kaikkea ei tarvitse tehdä tänään. Ja jos suunnitelma muuttuu kesken päivän, se ei tarkoita, että suunnittelu olisi epäonnistunut.
Hyvä suunnitelma saa joustaa.
Löydä oma tapasi suunnitella
Yksi ihminen hyötyy paperikalenterista, toinen digitaalisesta kalenterista ja kolmas tarvitsee tehtävät näkyville suurelle seinäkalenterille.
Ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa suunnitella.
Tärkeintä on löytää sellainen tapa, joka:
- tuntuu sinulle riittävän yksinkertaiselta
- on helppo ottaa käyttöön arjessa
- auttaa näkemään kokonaisuuden
- ei itsessään vaadi liikaa ylläpitoa.
Jos suunnittelujärjestelmä on liian monimutkainen, sen käyttäminen voi muuttua jälleen yhdeksi asiaksi tehtävälistalla.
Pieni suunnitelma voi riittää
Suunnittelun ei tarvitse olla täydellistä, eikä jokaisen päivän tarvitse mennä suunnitelmien mukaan.
Joskus riittää, että pysähtyy hetkeksi ja kysyy itseltään:
Mikä on juuri nyt tärkeintä?
Sen jälkeen voi ottaa yhden askeleen.
Kun kaikkea ei tarvitse pitää yhtä aikaa mielessä ja kaikkea ei tarvitse tehdä tänään, kokonaisuus voi alkaa tuntua hieman selkeämmältä.
Ja joskus juuri se riittää helpottamaan aloittamista.
Suunnittelun tarkoitus ei ole saada sinua tekemään mahdollisimman paljon. Sen tarkoitus on auttaa sinua käyttämään energiaasi ja aikaasi siihen, mikä on juuri nyt tärkeää.
