Mihin tämä päivä taas katosi?
Ehkä tunnet tilanteen: aamulla kalenterissa näyttää olevan hyvin aikaa. Päivän aikana yksi tehtävä vie enemmän aikaa kuin ajattelit, toinen asia tulee väliin ja joku tarvitsee sinulta jotain. Sitten huomaat, että iltapäivä on jo pitkällä ja puolet suunnittelemistasi asioista on edelleen tekemättä.
Saatat jopa ihmetellä, miten aika kului niin nopeasti.
Ajanhallinta ei ole aina vain kalenterin ja kellon hallintaa. Myös ajan hahmottaminen on osa toiminnanohjausta.
Kaikille aika ei näyttäydy samalla tavalla
Meillä on erilaisia tapoja hahmottaa aikaa. Joillekin on helppoa arvioida, kuinka kauan tehtävä kestää ja kuinka paljon asioita päivään voi realistisesti mahduttaa.
Toisille ajan kuluminen voi olla vaikeammin hahmotettavaa.
Puoli tuntia voi tuntua pitkältä ajalta – kunnes huomaa, että se kului johonkin ihan muuhun kuin oli tarkoitus.
Tai tehtävään, jonka ajatteli vievän 20 minuuttia, kuluukin tunti.
Kun tehtävän kestoa on vaikea arvioida, myös aikatauluttaminen vaikeutuu. Silloin päivän suunnitelma voi näyttää paperilla aivan realistiselta, mutta käytännössä se ei toimikaan.
Se ei välttämättä tarkoita, että suunnittelisit huonosti. Ehkä aika-arvio oli vain liian optimistinen.
Aika kannattaa tehdä näkyväksi
Jos ajan hahmottaminen on haastavaa, pelkkä ajatus siitä, että ”minulla on vielä aikaa”, ei välttämättä auta.
Silloin erilaiset ulkoiset apuvälineet voivat olla hyödyllisiä.
Ajastin
Ajastin tekee ajan kulumisesta konkreettista.
Voit esimerkiksi päättää työskenteleväsi 25 minuuttia ja laittaa ajastimen päälle. Kun ajastin soi, voit pysähtyä hetkeksi ja arvioida, missä olet menossa.
Ajastinta voi käyttää myös tehtävän keston arviointiin: kuinka paljon saan tehtyä esimerkiksi 15 minuutissa?
Näkyvä kello
Kellon ei tarvitse olla piilossa puhelimessa tai tietokoneen nurkassa.
Jos työskentelet esimerkiksi kotona, voi olla hyödyllistä pitää kello sellaisessa paikassa, josta ajan voi nähdä helposti.
Kun aika on näkyvissä, sitä ei tarvitse yrittää hahmottaa vain mielessä.
Kalenterimuistutukset
Kaikkea ei tarvitse muistaa itse.
Kalenteriin voi laittaa muistutuksen esimerkiksi tapaamisesta, lähtöajasta tai siitä, että tehtävän aloittamiseen pitäisi ryhtyä.
Muistutus voi olla erityisen hyödyllinen silloin, jos uppoudut helposti tekemiseen ja huomaat vasta myöhemmin, että aika on kulunut.
Muista siirtymät
Yksi aikataulujen yleinen kompastuskivi on se, että suunnittelemme vain itse tehtävät.
Jos tapaaminen alkaa kello 14, saatamme ajatella tarvitsevamme aikaa vain itse tapaamiseen. Todellisuudessa siihen voi liittyä valmistautumista, tavaroiden pakkaamista, siirtymistä paikasta toiseen ja ehkä vielä pieni hengähdystauko ennen seuraavaa asiaa.
Jos näitä ei huomioida, aikataulusta tulee helposti liian tiukka.
Jätä siis aikatauluun siirtymävaraa.
Kaiken ei tarvitse alkaa ja päättyä minuutintarkasti.
Pieni ylimääräinen aika voi tehdä päivästä huomattavasti rauhallisemman.
Arvioi tehtävän kesto – ja kerro se 1,5
Yksi yksinkertainen keino on kokeilla 1,5-kertaista aika-arviota.
Jos ajattelet tehtävän kestävän 30 minuuttia, varaa sille 45 minuuttia.
Jos arvioit tarvitsevasi tunnin, varaa aikaa puolitoista tuntia.
Tämä ei tarkoita, että jokainen tehtävä todellisuudessa kestäisi aina näin kauan. Tarkoitus on antaa suunnitelmaan hieman enemmän realistista väljyyttä.
Voit myös alkaa seurata omia aika-arvioitasi.
Kuinka kauan ajattelit tehtävän kestävän? Kuinka kauan siihen todellisuudessa meni?
Vähitellen alat ehkä huomata omia tyypillisiä aika-arviointivirheitäsi.
Älä suunnittele päivää liian täyteen
Yksi ajanhallinnan haasteista on se, että saatamme suunnitella päivän täyteen tehtäviä, koska teoriassa niiden pitäisi mahtua aikatauluun.
Mutta arjessa tapahtuu kaikenlaista.
Puhelin soi.
Sähköpostiin tulee viesti.
Lapsi tarvitsee apua.
Kahvitauko venähtää.
Tehtävä osoittautuukin odotettua hankalammaksi.
Siksi hyvä aikataulu ei ole mahdollisimman täyteen pakattu aikataulu.
Myös tyhjällä tilalla on tarkoituksensa.
Väljyys antaa mahdollisuuden reagoida siihen, mitä päivän aikana oikeasti tapahtuu.
Ajanhallinta ei ole suorittamista
Ajanhallinnasta puhuttaessa mieleen voi helposti tulla ajatus tehokkuudesta: miten saisin mahdollisimman paljon aikaan mahdollisimman nopeasti?
Ehkä tärkeämpää on kuitenkin kysyä:
Miten voisin tehdä ajasta itselleni helpommin hahmotettavaa?
Kun ajan kuluminen, tehtävien kesto ja päivän kokonaisuus tulevat näkyviksi, suunnittelu voi muuttua helpommaksi.
Tavoitteena ei tarvitse olla täydellisesti aikataulutettu päivä.
Tavoitteena voi olla riittävän toimiva päivä, jossa on tilaa myös elämälle.
Ja jos päivä taas joskus katoaa jonnekin, se ei tarkoita, että olet epäonnistunut ajanhallinnassa.
Ehkä seuraavalla kerralla voit vain kokeilla yhtä pientä asiaa:
Laita ajastin päälle ja katso, mitä 30 minuutissa oikeasti tapahtuu.
Se voi olla yllättävän hyödyllinen oppitunti omasta ajankäytöstä.
